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La “metamorfosi” del documento informatico

  • Andrea Lisi – Direttore editoriale KnowIT, Presidente ANORC Professioni

La “metamorfosi” del documento informatico
Mercoledì, 02 Agosto 2017

EDITORIALE pubblicato sul numero 2 - luglio 2017 - di KnowIT rivista specializzata dedicata ai manager dell’innovazione digitale e della privacy

“Un mattino, al risveglio da sogni inquieti, Gregor Samsa si trovò trasformato in un enorme insetto. Sdraiato nel letto sulla schiena dura come una corazza, bastava che alzasse un po' la testa per vedersi il ventre convesso, bruniccio, spartito da solchi arcuati; in cima al ventre la coperta, sul punto di scivolare per terra, si reggeva a malapena. Davanti agli occhi gli si agitavano le gambe, molto più numerose di prima, ma di una sottigliezza desolante”. L’incipit del racconto La metamorfosi di Franz Kafka non può non farci ricordare il cambiamento radicale che sta vivendo oggi l’arte di documentare. Il documento informatico rischia effettivamente di avere molte più ramificazioni oblique e una sottigliezza giuridico/archivistica tale da rivelarsi desolante.

Più volte in questi anni mi sono soffermato ad approfondire il significato del cambiamento rivoluzionario insito nelle forme e nei modi di “documentare in digitale”. Proprio sulle pagine di questa Rivista con Francesca Cafiero abbiamo approfondito il passaggio epocale dal segno (res signata), tipico della scrittura analogica, alle nuove forme per documentare con certezza (attraverso l’affidamento del processo a figure responsabili), peculiari di questi anni[1].

Nella frenesia del mondo informatico ciò che si documenta sfugge sempre di più all’archivio, sia in ambito strettamente giuridico o amministrativo, sia in altri ambiti come quello letterario, musicale o cinematografico, dove tutti i contenuti sono ormai digitali e spesso vengono condivisi in ambienti social, sottraendone la diffusione al controllo dei singoli autori. Tutto viene partecipato, contaminato, diffuso nella miriade dei bit perdendo il senso del contesto e dell’affidabilità delle fonti di pubblicazione.

Tutto è diffuso e disponibile ovunque, ma l’ovunque ubiquo è indeterminato e indeterminabile e spesso (e incredibilmente) favorisce la dispersione del documento. Il dato (forse) c’è ancora, ma nella sua dissennata contaminazione ha lasciato per strada la certezza giuridica e il contesto archivistico. E quindi non è più garantito nella sua autenticità.

Ovvio, allora, che vadano trovati nuovi metodi di documentare, che preservino la certezza giuridica e il contesto archivistico, in modo completamente nuovo, originale e seguendo le esigenze peculiari insite nei binari dell’innovazione digitale. Ad esempio, in una PA ormai “ciò che non è pubblicato sul sito web non esiste”[2], e quindi l’archivio deve partire dal portale istituzionale e da lì si devono sviluppare gli scenari della certezza giuridico-amministrativa, tutelando la pubblica fede tipica dell’archivio. E allo stesso modo occorre guardare in modo approfondito ai contesti di e-commerce nei quali l’esigenza è quella di documentare correttamente la trasparenza verso il consumatore o la trasparenza informativa richiesta dalla normativa privacy (e non è cosa ovvia). Anche il consenso viene acquisito in modo nuovo, attraverso metodologie che correlano identità verificate on line e successivi comportamenti giuridicamente rilevanti[3]. E tutte queste nuove modalità di sviluppare atti, fatti, manifestazioni di volontà vanno riportate a una nuova logica giuridico-archivistica (in un ambiente informatico che deve necessariamente rimanere user friendly).

Tutto cambia, si trasforma, assume nuovi connotati e, se pur astrattamente riconducibile - dal punto di vista giuridico - alle fattispecie della scrittura privata, o delle riproduzioni informatiche/fotografiche o anche alle intuizioni del legislatore del 1942, allorquando si regolamentava l’incredibile novità tecnologica del telegramma, non può non apparire lapalissiano che lo sguardo dell’interprete (inevitabilmente multidisciplinare) deve guardare oltre, verso le tante singole (e sterminate) sfaccettature della rivoluzione digitale, sussumendole in fattispecie astratte e provando così a reinterpretarle nel nuovo contesto in modo indipendente (se possibile) dalla singola tecnologia che è in continuo divenire.

“Nel caso degli archivi digitali l’evoluzione ha riguardato di volta in volta il sistema operativo, gli applicativi, i supporti di archiviazione, i dispositivi di scrittura. Preservare a lungo termine le memorie collettive e personali degli ultimi decenni è un’impresa resa particolarmente complessa dalla necessità di integrare competenze appartenenti ad ambiti considerevolmente diversi: discipline letterarie, tecniche archivistiche, tecnologia dell’informazione, questioni giuridiche, aspetti amministrativi. Inoltre, la gestione dell’archivio digitale presuppone l’aggiornamento costante dei modelli di dati, degli standard e delle procedure per far fronte alla crescente varietà delle fonti documentarie”[4].

Ma se da una parte è difficile documentare in un’epoca caratterizzata da una inevitabile “dedocumentalizzazione”, dall’altra non possiamo esimerci dal comprendere appieno cosa sia oggi la “forma scritta digitale”, riportandola alle sue radici storiche di verba volant, scripta manent.

Quindi oggi, anche secondo le nuove definizione di documento elettronico[5] e di documento informatico[6], cosa può ritenersi forma digitale rilevante e affidabile? Cosa può ritenersi valido dal punto di vista della forma scritta ad probationem o ad substantiam? Cosa può definirsi scrittura privata dal punto di vista digitale?

Non ci sono risposte ovvie a queste domande e nell’evoluzione costante (ed eccessiva) del Codice dell’amministrazione digitale purtroppo alla maggior parte degli interpreti il problema sfugge del tutto e alcune volte si raggiungono “certezze relative” basate su pronunce dalla giurisprudenza scostanti, mutevoli o poco motivate, come ad esempio la recente sentenza in cui si afferma che il messaggio WhatsApp garantisce la forma scritta ai fini del valido licenziamento del lavoratore[7]. Pronuncia tutta da verificare e commentare nella sua valenza ed esattezza ermeneutica (e sono certo che in futuro lo faremo lungo le pagine di questa Rivista).

Del resto, c’è davvero oggi differenza sostanziale tra un Registro IVA o un Libro Giornale che contengono i dati contabili aggiornati dell’impresa oppure un Registro di protocollo informatico di una PA o un Registro di Log di un portale di e-commerce dal quale si evincono i dati aggiornati e profilati sui gusti e le abitudini dei clienti on line[8]? Ormai si tratta sempre e solo di registrazioni indipendenti da supporti e sempre più leggibili in modo “mediato”, rese disponibili e autentiche attraverso l’opera di intermediari responsabili. Ma quando il documento informatico è in grado, appunto, di documentare con caratteristiche parificabili alla forma scritta analogica[9]?

In fin dei conti, occorre ragionare proprio sulle moderne strade in cui si muove oggi la rappresentazione informatica assumendo la connotazione specifica di documentare azioni, fatti o manifestazioni di volontà ed elaborare delle decisioni importanti dal punto di vista ermeneutico per gli scenari futuri. Decisioni che devono coinvolgere tutti gli interpreti (giuristi, informatici, archivisti, diplomatisti, professionisti della digitalizzazione, manager dell’innovazione digitale e così via).

Qui di seguito provo allora a riportare le prime domande sul documento nativo digitale a cui è importante rispondere. Infatti, quale può considerarsi oggi il “vero documento nativo digitale”? E per il documento nativo digitale quale percorso va sviluppato tale da disegnarvi i nostri processi rilevanti?

  • È realmente documento nativo digitale il documento redatto in un formato “testo” in modo da poter essere utilizzato in modo simile al documento cartaceo, o il formato strutturato registrato in modo affidabile che preservi le correlazioni del testo che contiene?
  • Il futuro della conservazione della memoria digitale sarà affidato a precisi formati documentali custoditi in modo (più o meno) tradizionale o sempre di più a metadati dinamici contenenti i campi essenziali (es. stringhe di caratteri, sia per i valori dei campi sia per i loro descrittori che sarebbero in grado di ricostruire dinamicamente il layout del documento in ogni momento) da registrare in modo affidabile nel tempo attraverso custodie ininterrotte a livello informatico?
  • E l’autenticità, quindi, nei contesti digitali si può perseguire ancora con un’attenzione alla forma documentale o invece dobbiamo necessariamente concentrare le nostre riflessioni sulle registrazioni attendibili di contenuti rilevanti sviluppate e garantite sin dalla loro origine da soggetti affidabili?

Non sono domande ovvie, ma vanno affrontate con coraggio e determinazione perché la tecnologia non aspetta e procede comunque, e non sempre occupandosi e preoccupandosi di preservare la memoria digitale autentica e il relativo contesto archivistico.

 


[1] Dal segnare al consegnare: la formazione progressiva del documento all’interno del contesto (archivistico) digitale, pubblicato sul n.1/16 della Rivista KnowIT e su Pubblica Amministrazione 24 del Sole 24 Ore.

[2] Come recentemente dichiarato dal Prof. Donato Limone di Unitelma Sapienza durante una riunione del GdL Anorc Professioni dedicato alla governance digitale nelle PA centrali.

[3] Emblematico in tal senso è il nuovo comma 2-septies inserito recentemente nell’art. 64. D. Lgs. 82/2005 (come modificato, appunto, dal D. Lgs. 179/2016) nel quale si prevede che “un atto giuridico può essere posto in essere da un soggetto identificato mediante SPID, nell'ambito di un sistema informatico avente i requisiti fissati nelle regole tecniche adottate ai sensi dell'articolo 71, attraverso processi idonei a garantire, in maniera manifesta e inequivoca, l'acquisizione della sua volontà”.

[4] Così Paul Gabriele Weston, Emmanuela Carbè, Primo Baldini in Se i bit non bastano: pratiche di conservazione del contesto di origine per gli archivi letterari nativi digitali. Il pdf è scaricabile direttamente dal sito della rivista open access: https://bibliothecae.unibo.it/index.

[5] “Documento elettronico: qualsiasi contenuto conservato in forma elettronica, in particolare testo o registrazione sonora, visiva o audiovisiva” (Regolamento eIDAS - REGOLAMENTO UE N. 910/2014 DEL PARLAMENTO EUROPEO E DEL CONSIGLIO del 23 luglio 2014 in materia di identificazione elettronica e servizi fiduciari per le transazioni elettroniche nel mercato interno e che abroga la direttiva 1999/93/CE).

[6] “Documento informatico: documento elettronico che contiene la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti” (C.A.D., art. 1, comma 1°, lett. p).

[7] Si può licenziare un dipendente con un sms o un messaggio WhatsApp? Info su https://www.laleggepertutti.it/166551_si-puo-licenziare-un-dipendente-con-un-sms-o-whatsapp.

[8] Ovvio che a tal proposito oggi qualsiasi impresa o studio professionale (ma anche PA) non può NON interessarsi di proteggere i propri dati giuridicamente rilevanti in un’organizzazione complessa e coerente con quanto la normativa prevede in materia di digitalizzazione e privacy.

[9] Forse non ha proprio più senso utilizzare ancora il termine “forma scritta” per il contesto digitale sostituendola, ad esempio, con forma digitale affidabile.

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