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Giustificativi di spesa equiparabili a documenti analogici non unici: la risposta dell'Agenzia delle Entrate ad ANORC

  • di Luigi Foglia ed Enrica Maio – Digital&Law Department, Ufficio di Presidenza ANORC

Giustificativi di spesa equiparabili a documenti analogici non unici: la risposta dell'Agenzia delle Entrate ad ANORC
Giovedì, 30 Aprile 2015

Lo scorso settembre l'associazione ANORC aveva posto un quesito all'Agenzia delle Entrate per avere dei chiarimenti circa la conservazione dei giustificativi di spesa dei trasfertisti.
Nello specifico, si chiedeva se tali giustificativi potessero essere considerati documenti analogici non unici, ed essere quindi sottoposti a processo di conservazione elettronica senza l'intervento del Pubblico Ufficiale ex art. 4, comma 2, del Decreto MEF del 17 giugno 2014.
Il dubbio sul quale ANORC sollecitava dei chiarimenti nasceva anche da alcune precedenti risoluzioni con le quali l'Agenzia aveva riconosciuto la possibilità che alcuni giustificativi di spesa potessero essere considerati documenti "non unici" senza offrire criteri più specifici e generali e lasciando al singolo contribuente l'onere di individuare quali documenti giustificativi potessero essere considerati "non unici" e quali, invece, unici (e per la conservazione dei quali, quindi, richiedere l'intervento del pubblico ufficiale).
Sul tema, infatti, l'Agenzia si era limitata a richiamare quanto previsto dal D.lgs. 82/2005, secondo il quale, all'art. 1 lettera v), per originali non unici s'intendono quei "documenti per i quali sia possibile risalire al loro contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi".
ANORC, inoltre, al fine di offrire idonee garanzie circa l'acquisizione delle copie informatiche con le quali sostituire i documenti originali analogici, ha proposto all'Agenzia una procedura che, a suo avviso, sarebbe in grado di garantire conformità tra il documento originale e la sua copia così come richiesto anche dalle regole tecniche sulla formazione del documento informatico approvate con DPCM 13 novembre 2014.
L'Agenzia, nella sua risposta, ha richiamato preliminarmente l'art. 3, comma 1, del DPR 696/1996, ai sensi del quale per la deducibilità delle spese sostenute per gli acquisti di beni e di servizi "può essere utilizzato lo scontrino fiscale contenente la specificazione della natura, quantità e qualità dell'operazione e l'indicazione del numero del codice fiscale dell'acquirente".
Partendo da tale presupposto l'Agenzia ha ricordato come il biglietto di trasporto relativo alle prestazioni di trasporto pubblico collettivo, ai sensi dell'art. 12 della legge 413/1991, "assolve anche la funzione dello scontrino fiscale e, come tale, è soggetto agli obblighi di conservazione prescritti per tale tipo di documento".
L'Agenzia delle Entrate ha poi affermato, in maniera più generale, che "i documenti costituenti giustificativi delle spese sostenute in occasione delle trasferte, emessi da soggetti tenuti agli adempimenti fiscali, trovano corrispondente rappresentazione nella contabilità di questi ultimi" e da ciò "ne discende che la relativa natura è quella di documenti analogici originali non unici", come statuisce l'art. 1, lettera v), del Dlgs. 7 marzo 2005, n. 82.
Questo comporta che il processo di conservazione elettronica di tali giustificativi è perfezionato senza che per l'attestazione della conformità all'originale delle copie informatiche sia necessario l'intervento di un pubblico ufficiale, come prescritto dall'art. 4, comma 2, del Decreto MEF del 17 giugno 2014.
È stato così finalmente individuato un più preciso criterio di valutazione sulla natura di documento unico o non unico dei giustificativi di spesa che permette di ritenere tali documenti sempre non unici, a meno che il soggetto che li ha rilasciati non sia esonerato dagli adempimenti fiscali (e che quindi non vi siano altri documenti o scritture che riportino lo stesso contenuto).
Incidentalmente, poi, l'Agenzia chiarisce che anche le note riepilogative dei dipendenti, quando prodotte con documento analogico, non debbano essere considerate quali documenti unici ma, come già chiarito con la Circolare 161/E del 2007, documenti analogici originali non unici.
L'Agenzia, in chiusura della risposta, stabilisce che "la procedura descritta dall'associazione non appare idonea alla conservazione dei documenti analogici originali unici", ma questa apparente nota negativa sembrerebbe una risposta a un quesito mai posto, in quanto è indubbia la necessaria presenza del pubblico ufficiale in relazione ai documenti originali analogici unici, come ribadito anche dalle nuove regole del DMEF 17 giugno 2014.
Si ritiene che l'Agenzia con questa (condivisibile) precisazione finale abbia voluto reprimere qualsiasi tentativo di fare a meno del pubblico ufficiale nella conservazione "sostitutiva" dei documenti unici e, quindi, sostanzialmente con la sua risposta interpretativa all'istanza di ANORC abbia inteso allargare la categoria dei documenti non unici per i quali l'intervento del pubblico ufficiale non è richiesto. La procedura proposta da ANORC è perciò da ritenersi senz'altro valida per tutti i documenti originali non unici (tra i quali possono oggi con certezza considerarsi i documenti costituenti giustificativi delle spese sostenute in occasione delle trasferte e le note riepilogative dei dipendenti).

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